skip to Main Content

Privacyreglement van De Afdeling Utrecht en 't Gooi van de Nederlandse Geologische Vereniging

Algemeen
Onderstaand deelt de Nederlandse Geologische Vereniging ‘Afdeling Utrecht en ’t Gooi’ (in dit stuk verder De Afdeling) mee welke maatregelen de afdeling in verband met de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) die op 25 mei 2018 van kracht werd, heeft getroffen en nog zal gaan treffen om uw privacy te waarborgen en uw gegevens te beschermen. Bovendien wordt er in dit kader duidelijkheid gegeven over hoe en waarvoor uw gegevens worden gebruikt.

De belangrijkste uitgangspunten van het privacy-beleid van De Afdeling zijn:

  • De Afdeling heeft zo min mogelijk verschillende gegevensbestanden met ledengegevens en verstrekt geen gegevens aan derden, zonder toestemming, m.u.v. de verzendlijst aan de drukker voor de verzending van De Geo-graaf.
  • De Afdeling bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan voor de doeleinden waarvoor we deze persoonsgegevens van u hebben gekregen. Een uitzondering hierop wordt gevormd door gegevens die worden gebruikt voor statistieken, ter verbetering van onze diensten/activiteiten.
  • De Afdeling houdt alle persoonsgegevens bij in gegevensbestanden die beveiligd zijn met een UserID en wachtwoord. Daarnaast zijn de vastgelegd in een versleuteld bestand.
  • Leden hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens die De Afdeling beheert.

De Afdeling gebruikt persoonsgegevens met het oog de volgende activiteiten:

  • Het organiseren van de maandelijkse verenigingsbijeenkomsten
  • Het uitbrengen en distribueren van het verenigingsblad (de Geo-graaf)
  • Het in werkgroepen uitvoeren van activiteiten
  • Het toezenden van de nieuwsbrief
  • De excursies

Per activiteit maken wij gebruik van de volgende persoonsgegevens:

Maandelijkse verenigingsbijeenkomsten:

  • Uw naam, adres en woonplaats (NAW) -gegevens, i.v.m. toesturen van de Geo-graaf waarin de verenigingsavonden aangekondigd worden en beschreven worden.
  • Uw E-mailadres i.v.m. het toesturen van de nieuwsbrief waarin de verenigingsavonden aangekondigd worden en beschreven worden.

De Geo-graaf, ons verenigingsblad:

  • Uw NAW gegevens i.v.m. distribueren en toesturen van ons blad

Werkgroepen

  • Uw voor- en achternaam, E-mailadres en telefoonnummer van de deelnemers, voor rondsturen programma van de werkgroep en elkaar op de hoogte brengen van evt. wijzigingen in het programma.

Nieuwsbrief:

  • Uw emailadres voor het rondsturen van de nieuwsbrief

Excursies:

  • Uw voor- en achternaam zodat alle deelnemers elkaars namen weten.
  • Uw woonplaats zodat deelnemers die vervoer zoeken weten wie er bij hen in de buurt woont.
  • Uw telefoonnummer zodat de deelnemers altijd bereikbaar zijn tijdens een excursie.
  • Uw emailadres zodat de excursiegids en de losse deelnemerslijst naar hen verstuurd kan worden en zij op de hoogte gebracht kunnen worden van zaken rondom de excursie.
  • Uw geboortedatum om inzicht te krijgen in de leeftijdsopbouw van de deelnemers ivm zwaarte van de excursie.

Deze gegevens worden via het aanmeldformulier aan De Afdeling doorgegeven en worden maximaal één jaar bewaard en daarna definitief verwijderd. Gegevens worden tijdelijk opgeslagen in Google drive en JotForm. Beide programma’s zijn beveiligd.

De ledenadministratie
Ten bate van bovenstaande activiteiten staan in de ledenadministratie de volgende gegevens:

  • uw NAW-gegevens, telefoonnummer, geboortedatum en emailadres.

Beveiliging van de ledenadministratie:

  • Voor de ledenadministratie wordt het programma E-boekhouden gebruikt. E-boekhouden.nl heeft een AVG-verklaring afgegeven dat zij AVG bestendig zijn.
  • De gegevens zijn beveiligd door een user id en een password.
  • Alleen de bestuursleden hebben inzage in de gegevens.
  • De gegevens van oud-leden worden uiterlijk twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap uit de actieve ledenadministratie verwijderd, tenzij een oud-lid al eerder heeft aangegeven dat zijn persoonsgegevens verwijderd dienen te worden uit de actieve administratie.
  • Verstrekken van gegevens aan derden
    Voor het verzenden van De Geo-graaf wordt aan de drukker telkens een up-to-date lijst met NAW-gegevens verstrekt, die na verzending wordt verwijderd.

Financiële administratie
Ook de financiële administratie is in het programma E-boekhouden.nl opgenomen.

  • De gegevens zijn beveiligd door een UserId en een password.
  • Alleen de bestuursleden hebben inzage in de gegevens.
  • Naast de gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie wordt voor de financiële administratie ook gebruik gemaakt van uw IBAN banknummer en uw machtigingskenmerken. Dit alleen als u een machtiging voor automatische incasso heeft afgegeven.

Aangescherpte regels voor foto’s
Het gaat hierbij om foto’s van portretten/personen die herkenbaar zijn, bijvoorbeeld foto’s genomen tijdens verenigingsavonden, excursies, werkgroepsbijeenkomsten etc. Dat geldt vooral bij plaatsing in De Geo-graaf, de website en Nieuwsbrief.  Bij excursies wordt dit geregeld via het excursie reglement. Voor alle andere gevallen geldt indien een persoon een lidmaatschap heeft bij De Afdeling hij/zij toestemming verleend foto’s te mogen plaatsen in genoemde media.

Incidenten met uw persoonsgegevens
Indien er sprake is van een incident (een zogenaamd data-lek) aangaande uw persoonsgegevens dan stellen wij u daarvan onverwijld op de hoogte. Wij streven er naar dit te doen binnen 72 uur nadat wij dit data-lek hebben ontdekt of hierover zijn geïnformeerd.

Klachtenprocedure
Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u deze indienen bij het met privacy-beleid belaste bestuurslid.

Back To Top